根據(jù)香港公司法例第三十二章規(guī)定，所有在港注冊的香港公司必須委任公司秘書，以履行公司的法定責(zé)任。也就是說每家在香港注冊成立的有限公司都必須有一名公司秘書，是一個(gè)法定職位，故常常稱之為法定秘書。其職責(zé)主要協(xié)助企業(yè)進(jìn)行年審、報(bào)稅、審計(jì)等公司的維護(hù)事項(xiàng)。下面為大家詳細(xì)介紹香港公司法定秘書的相關(guān)知識(shí)。
香港公司秘書的任職資格
香港公司秘書可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團(tuán)體。若為個(gè)人，則該人士必須常住于香港;若為法人團(tuán)體，該法人團(tuán)體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點(diǎn)。香港上市公司對公司秘書的要求較為嚴(yán)格。香港上市公司的秘書必須是個(gè)人而非法人團(tuán)體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會(huì)香港分會(huì)會(huì)員、律師、大律師或?qū)I(yè)會(huì)計(jì)師，而且在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面必須得到聯(lián)合交易所認(rèn)可，認(rèn)為其能力足以履行其職責(zé)。
根據(jù)香港法例，香港公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身份。但是，如果香港公司只有一個(gè)董事，那么該香港公司董事就不允許兼任香港公司秘書。當(dāng)一份文件應(yīng)由香港公司董事和香港公司秘書聯(lián)合簽署時(shí)，具有香港公司董事和香港公司秘書雙重身份的人士，只能以香港公司秘書的身份簽署。
1、香港公司秘書的委任
香港公司章程細(xì)則一般會(huì)規(guī)定香港公司董事會(huì)，可以以認(rèn)為合適的條件和薪酬委任香港公司秘書。
2、香港公司秘書的權(quán)力
香港公司秘書不僅僅是一個(gè)雇員。香港公司秘書有權(quán)代表公司簽訂一些與香港公司日常行政事務(wù)有關(guān)的合同，例如聘請雇員的合同。
3、香港公司秘書的責(zé)任
香港公司秘書的責(zé)任取決于香港公司的安排。一般來說，香港公司秘書應(yīng)確保香港公司的運(yùn)作符合香港公司管理?xiàng)l例的要求。香港公司秘書通常有以下幾項(xiàng)責(zé)任:
(1) 參加香港公司股東大會(huì)和董事會(huì)，編寫會(huì)議記錄;
(2) 在香港公司董事會(huì)的指示下，簽發(fā)通知給有權(quán)出席香港公司股東大會(huì)和香港公司董事會(huì)的所有人士;
(3) 香港公司秘書有需要簽署的文件;
(4) 處理香港公司股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜;
(5) 保存香港公司會(huì)議記錄、香港公司股東名冊、香港公司董事和香港公司秘書名冊、抵押名冊等;
(6) 按規(guī)定向香港公司注冊處提交有關(guān)文件，例如香港公司年度報(bào)表（年審和審計(jì)文件），更改香港公司董事或股東的通知等。
4、香港公司秘書的辭職
根據(jù)香港公司管理?xiàng)l例，除非香港公司章程細(xì)則另有規(guī)定，或者秘書與香港公司之間另有協(xié)議，否則香港公司秘書隨時(shí)可以提出辭職，但必須提前通知香港公司董事會(huì)。香港公司應(yīng)該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知香港公司注冊處。